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處理人民陳情案件要點

一、 為加強為民服務、提昇行政效率,並有效處理人民陳情案件,依據行政程序法第一百七十條第一項規定及行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點,訂定本要點。

 

二、 本要點所稱人民陳情案件,係指人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護,以書面或言詞向本站提出之具體陳情。

 

三、 陳情案件包括:

  1. 以書面(包括局長信箱、電子郵件及傳真在內)陳情者,應載明具體陳訴事項、真實姓名及聯絡方式。 本要點所稱聯絡方式包括電話、住址、傳真號碼或電子郵件位址等。
  2. 親至本站陳情者,各業務承辦人員應利用適當場所接待,如有必要得會同相關承辦人員共同辦理,由主要承辦人作成紀錄,載明陳述事項、真實姓名及聯絡方式,並向陳情人朗讀或使閱覽,請其簽名或蓋章確認後,據以辦理。
  3. 以電話方式陳情者,接話人應將陳情人姓名、地址、電話、時間、聯絡方式及陳情內容等予以詳細記錄。
  4. 新聞輿情如涉及人民陳情案件,由企劃組填貼「民用航空局高雄國際航空站新聞資料剪報陳核單」,奉核可後送總務組掛號,具名且有聯絡地址或郵件位址者,由承辦組室簽奉核准後回復陳情人,未具名無聯絡方式,經主任核准須公布於本站網頁澄清事實者,由承辦組室將簽奉核准之回復內容電子檔交由中控室張貼於本站網頁。
  5. 會議資料:各類會議資料有關人民陳情案件經錄辦後,送總務組掛號,由承辦組室簽奉核准後函復陳情人。
  6. 民意代表陳情案:各組室收到民意代表之陳情案件送總務組掛號,由承辦組室簽奉核准後函復陳情人及民意代表。 人民親至本站或以電話方式陳情之案件,應於紀錄表《如附件一》予以記錄之,並交由收發人員以陳情案件類別登錄後,分由各業務承辦人員依規定辦理。

 

四、 處理人民陳情案件,應依下列方式辦理:

  1. 人民對依法得提起訴願、訴訟或請求國家賠償之事項提出陳情時,業務承辦人員應告知陳情人依規定辦理,或逕移主管機關並副知陳情人。
  2. 非屬本站權責業務之人民陳情案件者,應主動逕移相關主管機關處理,並函知陳情人。
  3.  業務主管應督導所屬儘速妥善處理陳情案件,其涉及兩個承辦業務人員者,應由業務量較多之承辦人為主辦(彙辦),採取影印分會方式,並負責案件全程查詢之責,於函復陳情人時並副知業務組。
  4. 各業務承辦人員對人民陳情案件,應本合法、合理、迅速、確實辦結原則,審慎處理。
  5. 人民各類陳情案件,具有保密之必要者,各相關業務承辦人員應予保密。
  6.  答復人民陳情案件,應針對案情內容敘明具體處理意見及法令依據,以簡明、肯定、親切、易懂之文字函復陳情人,其涉及相關機關者,並應副知相關機關。
  7.  受理人民陳情案件後,應將陳情之文件或紀錄及相關資料附隨處理中之文卷,依分層負責規定,逐級陳核後,視情形以公文、電子公文、電話、電子郵件、傳真、面談或其他方式答復陳情人。但人民陳情案件載明代理人或聯絡人時,得逕向代理人或聯絡人答復。 人民陳情案件係數人共同具名且載明各陳情人聯絡方式而無代理人或聯絡人時,應逐一答復。但對經依行政程序法第二十七條規定選定或指定為當事人者,得逕為答復。 第一目以電話及面談方式答復陳情人,得製作書面紀錄存查。 (八) 受理外國人以英文信件為陳情時,應以英文回復為原則。

 

五、 人民陳情案件有下列情形之一者,經本站分層負責主管書面核准後,得不予處理

  1.  無具體內容或未具真實姓名或聯絡方式者。
  2. 同一事由,經予適當處理,並已明確答復後,而仍一再陳情者。
  3. 非陳情事項之主管機關,接獲陳情人以同一事由分向各主管機關陳情者。 前項第二款一再向本站陳情者,本站得僅函知陳情人,已為答復之日期、文號後,予以結案。

 

六、 人民陳情案件有下列情形之一者,業務承辦人應通知陳情人依原法定程序辦理:

  1. 檢、警、調機關進行偵查中者。
  2. 訴訟繫屬中或提起行政救濟者。
  3. 經判決或決定確定,或完成特定法定程序者。

 

七、 處理人民陳情案件日數及展延作業規定:

  1. 人民陳情案件,除院長、部長電子信箱為三天及上級機關於來文時已明訂辦理時限外,其餘處理時限為七個工作日。
  2. 法規另訂有處理期限或各類案件經簽奉主任核准訂有處理期限者依其規定。
  3. 因案情複雜致未能在規定期限辦結者,應於期限內簽准展期,每次展期不得超過七日,且最長處理期限為一個月。
  4. 已於復函中載明會勘日期或擇期召開會議,並副知業務組者,視同已辦理展延,並應於會勘或會議結束後七個工作日內簽辦結案,惟全案處理期間不得逾一個月。
  5. 對於未依限辦結案件,收發人員應主動稽催,並於每週四以稽催單辦理稽催催辦。

 

八、 處理人民陳情由業務組定期彙整陳情事項及辦理情形,對增進本站業務行政效能者,應分送相關單位參採。

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